«So arbeite ich»
Chefs plaudern aus dem Nähkästchen
Unternehmer, Manager und Politiker sind Arbeitstiere. Jeder hat seine Kniffe und Rituale, um den Anforderungen des Jobs gerecht zu werden. Dies zeigt ein Blick hinter die Kulissen: Führungskräfte beschreiben persönlich und in ihren eigenen Worten den Arbeitsalltag.
Das grösste Problem der Führungskräfte ist die Arbeitsbelastung», sagt Norbert Semmer, Arbeitspsychologe an der Universität Bern. Er stützt sich auf eine Befragung, die er mit seinem Team beim Top-Management eines international tätigen Schweizer Grosskonzerns 2005 durchgeführt hat. Wichtigstes Ergebnis: «Der Konflikt zwischen Arbeit und Familie war stark ausgeprägt und korrelierte mit arbeitsbezogenen Stressfaktoren.» Für Semmer ist klar: Die Studie bestätigt ein Bild von Spitzenkräften, die viel und hart arbeiten.
Aber wie sieht denn ein typischer Arbeitstag auf der Teppichetage tatsächlich aus? Stimmt es, dass die Chefs von früh bis spät im Dienst sind? Ja, muss man sagen, wenn man liest, was die Chefs selbst über ihren Tagesablauf und ihre Arbeitstechnik verraten. Da schläft am Morgen kaum einer bis um 6 Uhr, und abends brennt auch nach 20 Uhr noch das Licht. Grosse Unterschiede treten im Umgang mit elektronischen Hilfsmitteln zu Tage. Einer verzichtet auf E-Mail, der andere auf einen eigenen Laptop, wenn er unterwegs ist, der Dritte greift sogar noch zu Papier und Bleistift.
Egal wie, aber geplant muss sein, sagt Arbeitspsychologe Semmer. Wer zu wenig plant, setzt sich zufälligen Ereignissen aus, vertrödelt die Zeit und lässt Unangenehmes liegen. Aber aufgepasst: Auch zu viel Planung wirkt sich negativ auf die Effizienz aus. «Wer bis ins kleinste Detail rigide durchgeplant ist, kann in konkreten Situationen dann oft nicht mehr angemessen reagieren, es fehlt an Flexibilität», sagt er. Einzuplanen seien auch Pausen, um einen gesunden Belastungs-Erholungs-Zyklus zu erreichen und so dem Stress entgegenzuwirken. Der Psychologe warnt vor der Tendenz, Raubbau an den eigenen Ressourcen zu betreiben. Dauereinsatz schadet aber auch dem Unternehmen. «Wer immer wieder Kurzpausen einlegt, arbeitet effizienter», sagt Semmer. Aber auch er weiss, dass Manager in einer Zwickmühle sind: Ehrgeiz und Ansehen verbieten oft, Pausen einzulegen.
Positiv sieht der Experte den Einsatz von E-Mail, «weil bei dieser Art der Kommunikation der Partner nicht gleichzeitig verfügbar sein muss». Umgekehrt findet er es nicht gut, überall und jederzeit erreichbar zu sein. «Dies ist keine gute Idee, denn es gibt nur wenige Probleme, die nicht auch zwei Stunden warten können.»
Angesichts solcher Fettnäpfchen verwundert es nicht, dass Spitzenmanager nur ungern aus dem Nähkästchen plaudern. Zudem ist meist Diskretion angesagt. «Der Chef gibt nur Auskunft über das Unternehmen, aber nicht über seine Person», hiess es denn bei verschiedenen Schweizer Grosskonzernen, als CASH anklopfte.
Aber einige Persönlichkeiten liessen mit sich reden und gewährten einen Blick hinter die Kulissen. Sie verraten, wann sie aufstehen, wie oft sie Fitness machen, wo sie Prioritäten setzen und wie sie mit Handy, E-Mail und digitaler Agenda umgehen. Mit der persönlichen Beschreibung ihres Arbeitstages bestätigen sie die Untersuchungsergebnisse der Universität Bern. Und was für Manager in der Schweiz gilt, lässt sich weltweit beobachten, wie Beiträge aus dem US-Wirtschaftsmagazin «Fortune» zeigen.
Cash, 8.6.2006, Seite 1 (PDF) Cash, 8.6.2006, Seite 2 (PDF)
(1) Benedikt Weibel, 59, Präsident der Generaldirektion SBB
Mein wichtigster Arbeitstag ist in der Regel der Samstag. Ich beginne den Tag mit einem Kaffee zusammen mit meiner Frau Verena. Nach neun Uhr bin ich im Büro, allein und ungestört. Meine Assistentin Sonja Gresch hat die nächste Woche vorbereitet. Auf einem Korpus liegen die Akten, nach Wochentag geordnet. Oben auf jeder Beige liegt der Tagesplan mit den notwendigen Angaben wie Inhalt eines Treffens, Teilnehmer, Ort, Fahrplan. Zuerst lese ich wie jeden Tag im Büro eine Passage in «The Daily Drucker». Dieses Buch des Managerpapstes Peter F. Drucker behandelt auf einer knappen Seite für jeden Tag im Jahr ein Managementthema und ist immer wieder anregend. Dann erledige ich liegen gebliebene Post und Mails. Ich antworte zum Teil per Mail, sehr oft mit handgeschriebenen Karten. Die Briefe diktiere ich.
Ich arbeite stichwortartig mit Papier und Bleistift.
Es folgt die Vorbereitung der nächsten Arbeitswoche. Nach der kurzfristigen Sicht folgt der Blick in die weitere Zukunft. Das Instrument dazu wird von meiner Assistentin permanent à jour gehalten: Es ist eine Jahresliste aller wichtigen Anlässe. Die wichtigsten Events habe ich rot markiert. Ich bin in der Vorbereitung immer sehr früh. In einer ersten Phase sammle ich Gedanken, diversen schriftlichen Input und spreche allenfalls mit Spezialisten. Ich führe selber ein umfassendes Archiv in meinem Büro. Viele Dossiers haben mich fast mein ganzes Berufsleben begleitet, und da ich ein gutes Gedächtnis habe, finde ich die wichtigen Unterlagen meist innert Sekunden. Texte und Referate bereite ich während meiner vielen Zugsreisen vor. Am liebsten im TGV von Paris nach Bern, eine Reise, die ich mindestens einmal pro Monat unternehme. Dabei arbeite ich stichwortartig mit Bleistift und Papier. Einen Text diktiere ich dann im Büro, was eine Sache von wenigen Minuten ist, die Finissage mache ich anschliessend am Bildschirm.
So zwischen 15 und 16 Uhr verlasse ich das Büro. Ich habe ein gutes Gefühl, weil ich alles, was ich mir vorgenommen habe, erledigt habe und für die nächste Arbeitswoche und die längerfristigen Aufgaben vorbereitet bin. Und ich freue mich so richtig aufs Wochenende.
(2) Henry «Hank» Paulson, 60, Präsident und CEO der Investmentbank Goldman Sachs
Ich arbeite nicht mit E-Mail, bin aber ein intensiver Nutzer von Telefon und Voicemail. Und ich beantworte jede Nachricht sofort, sei sie von einem Kunden oder einem Mitarbeiter. Das hat Vor- und Nachteile: Für Smalltalk hab ich keine Zeit. Wenn irgendwelche Spinner anrufen, verbinde ich sie mit meiner Assistentin Julie. Aber meine Nachrichten hört Julie nicht ab. Es ist wichtig, dass sich die Mitarbeiter von Goldman Sachs an mich wenden können – und auch die Kunden.
Um 22 Uhr gehe ich schlafen, und um 5.30 Uhr stehe ich auf.
Das Telefonieren liegt mir. Als ich im Januar von den Ferien zurückkam, rief ich in der ersten Woche sechzig Konzernchefs an, um ihnen ein gutes neues Jahr zu wünschen. Ich fragte sie nach ihren Geschäften und ihrer Beziehung zu Goldman. Mindestens ein Drittel meiner Zeit setze ich für die Mitarbeiter und die Kultur der Firma ein – wir müssen einfach der Wunscharbeitsgeber der Branche sein. Ich bin effizient und diszipliniert. Geschäftsessen sollten um 18.30 Uhr anfangen und nicht länger als bis 20.30 Uhr dauern. Um 22 Uhr schlafe ich, um 5.30 Uhr stehe ich auf. Vier- bis fünfmal pro Woche mache ich Fitness, und ein- bis zweimal die Woche gehe ich im Central Park vier Meilen (6,4 Kilometer) laufen.
(3) Martin Knoll, 48, CEO von McDonald’s Schweiz
Ich lebe sehr stark im Hier und Jetzt, privat wie im Beruf. Im Retailgeschäft – und das ist McDonald’s schliesslich – ist das auch gut so. Denn es passiert entweder heute oder gar nicht. Den Gast, den ich heute nicht zufrieden stelle, der kommt morgen nicht mehr. Den Umsatz, den ich heute nicht erziele, hole ich morgen nicht mehr auf.
Die Beute wird draussen in der Prärie gemacht, nicht im Büro.
Meine Agenda gestalte ich nach dem Prinzip «first things first», nach der Frage: Ist es wichtig und/oder dringend? Im Tagesgeschäft steckt dahinter keine grosse Analyse. Nach einer gewissen Erfahrung sagt dir dein Instinkt, wo du ansetzen oder hingreifen musst. Anders ist es mit grundsätzlichen, strategischen Entscheidungen oder Ausrichtungen. Diese brauchen etwas mehr Denksport. Bei mir im wahrsten Sinne des Wortes. Ich denke am besten beim Sport. Beim Laufen, auf dem Velo oder beim Schwimmen – da bin ich wirklich ungestört. Tendenziell auch frühmorgens, da bin ich kreativer, ich habe mehr Abstand, und alles geht wesentlich schneller. Reflexion funktioniert gut auf langen Autofahrten – durchaus auch in der Nacht. Ich nütze E-Mail, Handy und natürlich das persönliche Gespräch. Jede Form hat bezüglich Effektivität und Effizienz Vor- und Nachteile. Man muss einfach wissen, welche wie und wann einzusetzen ist. Ich bin für mein Team und meine Partner sehr gut erreichbar – am schnellsten übers Handy, aber auch rasch und unkompliziert für ein persönliches Gespräch.
Ich setze auf ein Team von Selbststartern und Profis, die ihre Prioritäten kennen und Projekte gesamthaft und mit den relevanten Partnern abgestimmt angehen. Das Büro ist der Ort, wo sich der Stamm trifft, um sich auszutauschen. Die Beute wird draussen in der Prärie gemacht. Deshalb versuche ich, möglichst viel draussen zu sein. Bei den Mitarbeitenden und den Gästen in unseren Restaurants, bei unseren Franchisenehmern, bei den Agenturen, den Lieferanten und anderen Stakeholdern.
(4) Howard Schultz, 52, Gründer und Präsident der Kaffeekette Starbucks
Ich stehe zwischen 5 und 5.30 Uhr auf und mache natürlich als Erstes Kaffee – je nach Lust und Laune entweder einen Espresso macchiato oder einen unserer indonesischen Kaffees, die ich in der Kanne brühe. Während des Trinkens lese ich drei Zeitungen: die «New York Times», das «Wall Street Journal» und die «Seattle Times». Dann höre ich auf Voicemail eine Zusammenfassung der Verkaufszahlen der vergangenen 24 Stunden ab. So mache ich das seit 25 Jahren.
Ich möchte so wie ein Schwamm sein und so viel wie möglich aufsaugen.
Zu jeder Tageszeit gibts irgendwo auf der Welt Starbucks, wo das Licht brennt. Danach teile ich meine Zeit ein. Am frühen Morgen konzentriere ich mich auf Europa. Ich rufe in Griechenland, Spanien oder wo auch immer an, entweder von zu Hause aus oder auf dem Weg ins Büro, um Prob-leme zu besprechen oder auch um zu gratulieren. Tagsüber verfolge ich das Geschehen in den USA, und nachts spreche ich dann mit Asien.
Ich besuche regelmässig unsere Filialen, mindestens 25 jede Woche. Ich besuche auch ganz andere Läden. Ich möchte so wie ein Schwamm sein und so viel wie möglich aufsaugen. Eine Woche von sieben bin ich auf Reisen. China wird für uns sehr bedeutend, das treibe ich voran. Aber Reisen kann brutal sein. Jetzt bin ich seit fünf Tagen aus China zurück, und noch immer fühle ich mich ein bisschen im Ungleichgewicht.
Fliegen ist für mich die Zeit zum ausgiebigen Lesen. Ich habe immer einen Palm Treo mit GoodLink dabei, der überall ganz gut funktioniert. Aber ich bin kein Freund von E-Mails. Das ist eine Krücke, die die persönliche Kommunikation verhindert. Ich hab wirklich keine geheimen Tricks oder Hilfsmittel oder Bücher – ausser dass ich jederzeit eine Tasse guten Kaffees vertragen könnte.
(5) Susy Brüschweiler, 58, CEO SV Group (Betrieb von Personalrestaurants)
Ich bin kein Morgenmensch. Auf 5.30 Uhr stelle ich den Wecker nur, wenn ich an den Flughafen muss, also ein- bis zweimal pro Woche. Sonst schlaf ich eine Stunde länger. Ich verlasse das Haus nie, ohne zu frühstücken. Und wenn ich im Flieger sitze, gönne ich mir ein zweites Frühstück – als kleine Entschädigung fürs frühe Aufstehen.
Ich verlasse am Morgen das Haus nie, ohne zu frühstücken.
Zu Hause und auf dem Weg ins Büro höre ich stets Radio DRS, um auf dem neusten Stand zu sein. Wenn ich im Büro bin, sehe ich immer zuerst meine Post durch und rufe die E-Mails ab. E-Mail und Handy – das reicht mir vollumfänglich. Ich bin kein Technikfreak. Meine Priorität bei Kontakten hat die persönliche Begegnung, gefolgt von einem Anruf. Nur wenn dies nicht möglich ist, weiche ich auf E-Mail aus. Ich bin oft an Sitzungen, habe aber ansonsten keine fixe Tagesplanung. Wer mich sprechen muss, soll mich rasch erreichen können – ob Mitarbeitende oder Kunden. So ist es oft ein reges Kommen und Gehen. Umfangreiche Dossiers, die Ruhe und Konzent-ration erfordern, bearbeite ich am liebsten zu Hause nach dem Nachtessen. Dort, im Freizeitlook, kann ich die Dinge aus der oft notwendigen Vogelperspektive betrachten.
Distanz vom Tagesgeschäft gewinne ich auch in der Westschweiz, wo ich immer die Wochenenden verbringe. Auf der Fahrt dorthin kommen mir die besten Ideen. Da kann es schon vorkommen, dass ich alle zehn Minuten zum Handy greife, um diesen operatives Leben einzuhauchen. Meine Arbeitszeit beschränkt sich definitiv nicht auf meine Präsenz im Büro.
(6) Joseph Deiss, 60, Bundesrat, Vorsteher des Wirtschaftsdepartements
Die Uhr und die Agenda bestimmen meinen Arbeitstag. Fast im Minutentakt bin ich «gebucht». Mein Terminkalender ist das Spiegelbild vom vielfältigen und spannenden Leben eines Bundesrats. Regeln ohne Ausnahmen gibt es da nicht. Der eigentliche Büroalltag in Bern beginnt für mich um sieben Uhr. Nachher jagt ein Termin den andern. Zwischen zwei Treffen oder Sitzungen werfe ich wenn möglich einen kurzen Blick auf die eingegangenen E-Mails. Kurze Antworten erledige ich selbst. Ansonsten leite ich die Anfragen an meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter.
Die eigentliche Denkarbeit erledige ich am frühen Morgen vor 6 Uhr.
Die eigentliche Denkarbeit, für die es etwas mehr Ruhe braucht, erledige ich gerne am frühen Morgen. Bevor ich um sechs Uhr das Haus verlasse, nehme ich mir Zeit und Musse, die Dossiers zu studieren und Stossrichtungen für die wichtigsten Geschäfte zu definieren. Manchmal arbeite ich auch an einer Rede, oder ich schreibe einen Brief.
Auf dem Weg ins Büro lese ich dann die wichtigsten Zeitungen. Spätestens da holt mich die Aktualität ein. Die erste halbe Stunde im Büro gehört zwar noch mir, beinhaltet aber bereits mehr Zwänge: Briefe müssen unterschrieben, tagesaktuelle Themen bearbeitet, Texte gelesen, Terminprobleme geklärt werden. Wenn ich mich in der Schweiz aufhalte, bestreite ich in der zweiten Tageshälfte oft irgendwo im Land einen Auftritt oder halte eine Rede. Dabei nutze ich die Autofahrten für Telefonanrufe und zum Studieren von Dossiers und Unterlagen.
Wenn ich dann meist recht spät nach Hause komme, werfe ich nochmals den Computer an und nehme Kenntnis von den neu eingetroffenen Dokumenten und Unterlagen.
(7) Stelios Haji-Ioannou, 39, Gründer und Besitzer der Easygroup (u. a. Easyjet)
Ich betrachte mich überhaupt nicht als Experte, was die Zeitplanung angeht, denn ich bin Unternehmer. Also ist der Entscheid, wie ich meine Zeit einsetze, eine Kombination zwischen dem, was ich gerne mache und dem, was ich tun muss, weil sonst die Marke leiden würde. Oft muss ich Feuerwehrmann spielen, weil ich der letzte Hüter der Marke bin. Je grösser der Deal, desto grösser der Zeitaufwand. Aber auch Dinge, die mich überraschen – Dinge mit geringem monetärem Wert, aber hohem Zerstörungspotenzial für die Marke – erfordern meine Aufmerksamkeit.
Ich schicke an mich selbst E-Mails mit Listen, was ich alles machen muss.
Ich habe ein Low-tech-Konzept, um eine To-do-Liste zu führen: ein E-Mail an mich selbst. Ich habe mir tatsächlich angewöhnt, jede Woche oder alle paar Wochen eine Liste zu tippen mit allem, was ich machen muss – ein Mix aus guten Gelegenheiten, Prioritäten, Feuerwehrübungen und selbst persönlichen Angelegenheiten. Heute Nachmittag zum Beispiel habe ich einen Termin beim Augenarzt. Das kommt auf ein und dieselbe Liste.
Ich habe keine eigene Sekretärin, ich erledige alles selber und verlasse mich auf die Technologie. Ich bin ein bekennender Blackberry-Süchtiger, so sehr, dass mir die Blackberry-Leute in London das neuste Modell gratis und franko schickten, weil ich einer der häufigsten Benutzer in der ganzen Stadt bin. Meinen Blackberry stelle ich nie ab, egal, wo ich bin. Ich verbringe auch viel Zeit in den Business Centers der Hotels, weil ich keinen Laptop mit mir rumtrage. Er wäre zu schwer.